Ingresos recurrentes en una academia: cuotas, clases y bajas

Los ingresos recurrentes de una academia de danza son el dinero que ya sabes que te toca cobrar el día 1 del mes, antes de dar la primera clase. Se montan con una suscripción que fija qué clases entran, cuántas por semana y cada cuánto se paga. Pero no los produce la suscripción por sí sola, porque cada cuota se registra a mano: los produce que la misma persona siga apareciendo en la sala. Sostenerlos pide tres cosas: leer las señales de que un alumno se enfría, armar bien la cuota y saber cada mes cuánto falta por cobrar.

Piensa en una academia con dos salas y tres grupos fijos: salsa los martes, contemporáneo los jueves e infantil el sábado. Cada grupo es una clase grupal de la agenda de Bewe, con su aforo fijo o el que marque la sala, junto a las citas individuales. Si alguien cancela, la plaza pasa sola al primero de la lista de espera que cumpla las condiciones de reserva. La serie semanal se salta los días de cierre, y el alta o la baja masiva de alumnos se aplica hasta la fecha que elijas. Bewe no emite clases en directo ni tiene videoconferencia.

¿Qué convierte una clase suelta en ingreso recurrente?

Un ingreso es recurrente cuando lo puedes contar antes de que ocurra. La clase suelta depende de que alguien decida volver; la cuota depende de un compromiso que ya está abierto. Las fórmulas habituales son un número fijo de clases al mes, acceso sin límite, un saldo en dinero o el pago clase a clase, más sus mezclas. Una cuota de ocho clases se calcula sobre el coste de la hora de sala con su profesor y la ocupación real, nunca con el aforo lleno. Con la clase suelta a 10, un alumno que viene ocho veces al mes paga 80 solo si no falla; con una cuota de 72 él ahorra y tú sabes desde el día 1 qué cuota te toca cobrarle.

Las cuatro señales de que un alumno se está yendo

Nadie se despide de un grupo de baile. Lo que cambia antes es su manera de venir:

1. Cambia su clase de día en lugar de venir a la suya.
2. Deja de apuntarse al ensayo extra o a la muestra de fin de curso, que antes no se perdía.
3. Deja sin contestar mensajes que antes respondía al momento.
4. Pide la pausa de su cuota sin decir cuándo vuelve.

La ficha de cada alumno junta sus visitas, sus cancelaciones y sus conversaciones, mientras Linda señala a quien lleva demasiado tiempo sin pisar la sala. Retener a quien ya baila contigo cuesta mucho menos que llenar su hueco con alguien nuevo.

El mensaje que lo recupera habla del motivo por el que empezó: preparar el baile de una boda, no perder lo avanzado después de una lesión. Ese objetivo es el argumento, lo que separa un mensaje personal de una promoción. Linda te propone escribirle cuando lleva demasiado tiempo sin venir; el mensaje lo escribes tú. Si contesta por WhatsApp, Instagram, Facebook o el chat de tu web, Linda le responde ahí mismo; la plaza en su grupo la reserva él online o se la apunta tu equipo. WhatsApp con alumnos se activa desde Growth; Starter no lo trae.

¿Cómo se arma la cuota mensual de una academia?

La suscripción se crea en el catálogo y se asigna en la ficha del alumno. Por cada clase incluida eliges cómo se gasta: sesiones con tope diario, semanal, mensual o anual, acceso ilimitado o un saldo en dinero del que sale el precio real de cada clase. Una cuota limitada a los grupos de primera hora, más barata que la completa, llena las franjas que nadie pide.

La periodicidad va de mensual a anual o la que definas, con matrícula, permanencia mínima, periodo gratis o descuento de bienvenida. Si hoy vendes tarjetas de diez clases, en Bewe se convierten en una suscripción por sesiones, porque no hay paquetes prepagados.

Quien cancela tarde o no se presenta gasta la clase; quien avisa con tiempo la conserva. Cada suscripción lleva su estado, de pendiente de cobro a dada de baja, así que sabes quién sigue dentro. Al alumno que se va de viaje un mes le pausas la cuota: conserva su plan y no paga ese mes, pero tampoco reserva hasta que vuelva. El montaje de cupos está en cómo fijar el cupo de cada clase grupal y llenar la plaza que deja una cancelación.

¿Cuánto falta por cobrar este mes?

Las cuotas se revisan en Finanzas, donde Bewe registra la caja y reúne los cobros recurrentes: suscripciones activas, su estado, el del último pago, la fecha del siguiente, que mueves alumno por alumno o en bloque. Filtras por plan, fecha o estado y el total a cobrar se recalcula con esos filtros.

El panel, en cambio, no mueve dinero. Cada cuota entra a mano en la caja cuando el alumno paga. Bewe no guarda los datos de pago ni le escribe al alumno cuando se acerca la renovación o un pago no llega: ese seguimiento lo lleva el centro.

Los dos números clásicos son el ingreso recurrente mensual, la suma de las cuotas activas, y su proyección anual, ese importe por doce. Si cobras por suscripción, Cobros recurrentes te da el total a cobrar según los filtros; para lo que cobras por sesión suelta, el cálculo con el histórico de caja lo haces tú.

El cierre de caja compara el efectivo esperado con el contado, el total o el desglose por billetes, y la diferencia queda anotada. Si un mes rinde menos con los grupos igual de llenos, el histórico filtrado muestra devoluciones y retiros de efectivo; las clases finalizadas sin cobrar se ven en el estado de cada alumno dentro de la clase.

Por dónde empezar si hoy cobras clase a clase

Empieza por quien ya viene cada semana, porque es quien menos tiene que cambiar.

1. En la ficha de cada alumno habitual quedan sus visitas y cobros: anota a quien vino tres veces o más al mes el último trimestre.
2. Diseña una sola cuota para ese grupo, algo más barata que sumar sus clases sueltas.
3. Ofrécesela en persona al terminar la clase.
4. Con los fijos dentro, abre la cuota de horario reducido para las franjas a medio llenar.

Para ese último paso Linda detecta qué franja tiene sitio. Prepara el texto, la imagen y el público. Lo revisas en el apartado donde Linda deja las publicaciones y las campañas listas para aprobar, o se lo pides por nota de voz desde la app. Nada sale con el nombre de la academia sin tu visto bueno.

Regístrate y monta la cuota de tus grupos fijos

Preguntas frecuentes

¿Hay que registrar a mano la cuota de cada alumno?

Sí. La suscripción marca cuánto toca y cuándo, Cobros recurrentes reúne a quien debe pagar ese periodo, pero el pago se anota en la caja cuando llega.

¿El alumno se entera solo cuando le llega la plaza de la lista de espera?

No. El sistema lo pasa a la lista oficial al liberarse el sitio, pero avisarle es cosa del centro.

¿Cuándo conviene escribirle a un alumno que falla?

Cuando faltó a dos clases de su grupo fijo y no pidió recuperarlas. Si además pidió una pausa sin fecha de vuelta, no le recuerdes la clase: proponle un horario que le encaje.