Control de aforo en clases grupales: cupos y lista de espera

El control de aforo de un centro que da clases no consiste en contar quién cruza la puerta, sino en fijar cuántas plazas tiene cada sesión a una hora concreta. Ese cupo se pone a mano, diez personas por ejemplo, o sale de la sala asignada. De ahí cuelgan las tres cosas que más tiempo quitan cada semana: la lista de espera que ocupa sola la plaza cuando alguien cancela, el registro de quien reserva pero después no aparece, y las suscripciones, que dicen a quién le toca pagar la cuota del mes.

Un estudio de yoga, un gimnasio o una academia de baile venden la misma hora a varias personas a la vez, así que el cupo manda sobre el resto. Bewe es el sistema de IA que lleva esos centros: Linda responde cada mensaje que entra por WhatsApp, Instagram, Facebook y el chat de tu web. La cita queda cerrada sin salir de esa conversación. En la agenda de Bewe, donde se programan las citas y las series que se repiten cada semana, cada servicio se define como cita individual o como clase grupal, con su aforo fijo o heredado de la sala donde se imparte. Cada clase puede exigir además una combinación exacta de profesional, sala y máquina. Si el servicio solo admite una combinación posible, queda preseleccionada.

¿Qué es el aforo de una clase y de dónde sale ese número?

Conviene separar dos cosas que se nombran igual. El aforo es el límite, el número máximo de personas que admite esa sesión. La ocupación es cuántas de esas plazas están tomadas ahora mismo. El límite no se inventa: sale de lo que cabe de verdad en la sala, del material disponible y del criterio de quien da la clase. Seis camas de pilates son seis plazas.

En Bewe ese número se fija de dos maneras: a mano, servicio por servicio, o de forma dinámica según la sala que tenga asignada la sesión. Con salas de tamaños distintos, mover la clase de aula cambia el cupo sin que nadie lo toque. En las clases que se repiten cada semana, el alta o la baja de un alumno se hacen de golpe hasta una fecha. Los días en que el centro cierra se saltan solos.

¿Cómo se llena sola la plaza que deja una cancelación?

La lista de espera se configura por servicio. Cuando alguien cancela, la plaza pasa sola al primero de la lista, siempre que cumpla las condiciones de reserva, sin que nadie revise nombres ni vaya ofreciendo el hueco por mensaje. Da igual si la cancelación llegó dentro de plazo o tarde: el sistema no distingue, mueve la plaza igual. Mientras un alumno está en lista de espera no se le descuenta nada, el consumo empieza cuando pasa a la lista oficial.

Lo que todavía no existe es el aviso: el sistema mueve la plaza, pero contarle al alumno que ya tiene sitio sigue siendo trabajo de una persona del centro.

Las condiciones de reserva no son solo de horario. En el CRM de Bewe, donde cada cliente lleva sus etiquetas, se arman además grupos de contactos, con los que decides qué servicios puede reservar cada persona, así que la clase avanzada deja de llenarse de principiantes. Un contacto puede estar en varios grupos, por ejemplo alumnos avanzados y turno de mañana. Los arma el centro a mano, uno por uno: no los calcula nadie por comportamiento ni los propone Linda, a diferencia de las etiquetas, que esas sí las pone ella.

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¿Qué pasa con quien reserva una clase y no aparece?

Cada persona apuntada a una clase lleva su propio estado: cancelada, cancelada tarde, no show, cobrada o finalizada. La sesión se descuenta sola en la cancelación tardía y en la ausencia sin aviso. Se devuelve cuando la cancelación llegó dentro de plazo. Deja de ser una discusión en el mostrador para pasar a ser una regla del servicio, con el estado guardado alumno por alumno dentro de cada clase.

El plazo lo pones tú, servicio por servicio. Son tres tiempos independientes: cuánto antes hay que cancelar para que no cuente como tardía, con cuánta antelación mínima puede reservar un alumno por internet y durante cuánto rato se sigue llamando a la lista de espera. La clase de las siete puede exigir doce horas de aviso y el taller del sábado tres. El tiempo mínimo de reserva solo limita al alumno: el equipo sigue metiendo gente a mano cuando hace falta. Los tres se configuran en el servicio, así que cada clase lleva sus propios plazos sin arrastrar a las demás.

¿Qué cubre una suscripción y cómo se consume cada clase?

Una suscripción es un plan recurrente que se crea en Catálogo > Suscripciones y se asigna en la ficha del alumno. Admite tres formas de consumo. Por sesiones, con topes diario, semanal, mensual o anual que pueden convivir: cuando dos se pisan manda siempre el más restrictivo. Ilimitada, sin tope de reservas. Por saldo, un monto del que se resta el precio real de cada sesión que el alumno toma.

Cada servicio incluido en el plan lleva su propio tipo de consumo y, si quieres, una restricción horaria: una suscripción de mañanas que solo permite reservar de 7 a 10 se vende más barata que la misma sin franja. La periodicidad va de mensual a anual o a medida, con permanencia, periodo gratis, descuento de bienvenida o matrícula, y con fecha de corte fija o relativa al día de la compra. El saldo sin usar se pierde al cerrar el ciclo, se acumula para el siguiente o se alarga unos días de gracia.

La suscripción pasa por cinco estados: pendiente de cobro, activa, semibloqueada, bloqueada o dada de baja. La pausa suspende el cobro sin romper el compromiso, aunque mientras dura el alumno no puede reservar. Un plan con alumnos activos no se borra, pero sí se deshabilita para nuevas altas, y al modificarlo eliges si el cambio alcanza a todos los activos o solo a quien entre a partir de ahora. No hay bonos ni paquetes de sesiones pagados por adelantado: cada clase se consume siempre contra una suscripción.

¿Cómo llevas el cobro de mensualidades mes a mes?

El panel de cobros recurrentes vive en Finanzas, el módulo donde se registra la caja del centro con sus ingresos, sus gastos y sus cierres. Lista las suscripciones activas con filtros por alumno, fecha, plan, estado de la suscripción o estado del cobro. Te da el total a cobrar según lo que filtres, el estado del último cobro y la fecha del próximo, que se mueve de una en una o en bloque. Desde ahí se abre el cobro con el alumno y el importe ya cargados.

Lo que el panel no hace es ejecutar el cobro: te dice a quién le toca pagar y cuánto, pero cada cuota se registra a mano. Tampoco hay tarjeta guardada del alumno. El dinero no pasa por Bewe: en caja queda anotado el método de pago de cada cuota.

Con el cupo, la lista de espera y las cuotas en el mismo sitio, queda decidir cómo llega la reserva. Mira qué debe resolver una app para gestionar clases de yoga o pilates y por qué a un estudio pequeño le sale mejor recibir las reservas en los canales donde sus alumnos ya escriben.

Preguntas frecuentes

¿Puedo vender un paquete de diez clases por adelantado?

No. Los bonos y los paquetes de sesiones prepagadas no existen en Bewe: lo que se vende es una suscripción, por sesiones con tope, ilimitada o por saldo. Lo más parecido a un paquete es el plan por saldo.

¿Puedo vender un plan de mañanas más barato que el de todo el día?

Sí. Cada servicio incluido en la suscripción admite una restricción horaria: un plan que solo deja reservar de 7 a 10 se vende a otro precio que el mismo plan sin franja.

¿Puedo poner reglas distintas a la clase de las siete y al taller del sábado?

Sí, los tres tiempos se configuran servicio por servicio. La configuración se replica a otros servicios o a una categoría entera de una vez, aunque es una copia puntual, no un vínculo: si después cambias uno, los demás se quedan como estaban, y un servicio nuevo no hereda nada.

¿Qué pasa con la suscripción de quien se va un mes de viaje?

Se pausa. La pausa suspende el cobro sin dar de baja el plan, y mientras dura el alumno no puede reservar ninguna clase.